L’organisation d’un séminaire n’est jamais simple. Entre le budget à respecter, l’organisation de l’événement, les collaborateurs qui ne respectent pas toujours les délais et le manque de personnel, on s’y perd facilement. C’est pour cette raison, que dans cet article, nous avons réuni un maximum d’éléments dans le but de vous aider. Dans un premier temps, nous avons énuméré les éléments à prendre en considération avant de planifier un événement. Par la suite, nous avons détaillé certains de ces éléments. Le but de cet article est d’expliquer l’état d’esprit dans lequel il faut être à la veille d’un événement.
L’avant événement : préparer son séminaire
Il est important de fixer, au préalable, durant la période précédant le séminaire, certains éléments tels que l’objectif principal de l’événement, les personnes concernées et le budget requis pour l’organiser. Une fois ces éléments mis en place, il faut ensuite planifier la partie opérationnelle. Il faudra mettre en place des objectifs précis et des besoins clairs, tels que :
- La date et la durée ;
- Le lieu ;
- Le nombre de personnes ;
- Le thème et les activités.
La date et la durée
Il faut, en premier, fixer la date et la durée de votre événement.
Le lieu
En effet, lorsque vous aurez fixé votre date et la durée de votre séminaire, il faudra déterminer le lieu.
Le nombre de personnes
Il doit être fixé, car le budget et le lieu y sont liés.
Le thème et les activités
Les activités choisies dépendront de votre thème.
Commencer par définir les objectifs réalisables
Afin de réussir un séminaire, il faut établir au préalable des objectifs clairs et réalisables. Il est important d’orienter ces derniers en fonction de l’objet de votre séminaire.
En effet, les animations, le lieu, la qualité ainsi que l’organisation doivent, tous, être en parfait accord avec les objectifs que vous vous serez fixés !
Cette étape est l’une des plus importantes, il ne faut surtout pas la négliger ! Celle-ci vous permettra de vous orienter dans vos décisions futures. De plus, elle vous aidera à bien comprendre l’importance de votre séminaire et de mettre en place des règles claires. Il faut garder à l’esprit que chaque séminaire est unique, de par les missions qu’il inclut, les décisions des organisateurs, la durée sur laquelle il va se dérouler, ainsi que, bien évidemment, le thème qu’il incarne. Le but d’un séminaire est qu’il puisse créer un retour sur l’investissement.
Le choix du team building et du lieu
Dans cette section, nous verrons qu’il est parfaitement possible de mettre l’originalité du lieu et du team building de votre événement à votre avantage.
Un team building qui sort de l’ordinaire
Dans les entreprises actuelles, et peut-être même dans la vôtre, le team building est une tradition qui tient une place majeure dans l’organisation des événements comme les séminaires, les journées de travail ou même les réunions d’équipe. Le team building est le parfait outil pour installer une bonne ambiance de travail. Pour beaucoup d’entreprises américaines, le team building est l’investissement social le plus important. De grandes firmes comme Google ou Facebook en sont les initiateurs et en ont fait une incontournable tradition. Aujourd’hui le team building est indispensable, on le retrouve d’ailleurs chez toutes les tailles d’entreprises, et par conséquent dans tous les événements ! En effet, de nombreuses études montrent une corrélation entre la cohésion d’équipe et la productivité de ses membres. Afin d’obtenir une véritable cohésion d’équipe, il faut investir dans la mise en place d’une excellente animation de team building.
L’originalité du lieu
Le lieu de votre séminaire est un élément très important. Il est vrai que c’est un paramètre compliqué à prendre en compte, car il doit arranger tous vos salariés, mais il n’en reste pas moins important. En effet, un cadre bien choisi stimulera le travail et la cohésion de vos équipes, ce qui favorisera la productivité et la créativité de vos salariés pendant l’événement. Toute entreprise doit se renouveler et faire preuve d’innovation. C’est pour cette raison que le cadre de votre séminaire doit impressionner vos salariés. Pour vous aider, vous pouvez demander l’avis de vos collaborateurs. Impliquer vos salariés dans l’organisation de ce séminaire ne fera qu’accentuer la cohésion d’équipe de ces derniers. Certains auront les mêmes idées que d’autres, ce qui pourrait créer de belles synergies dans vos équipes.
Comment choisir le lieu adapté pour un séminaire ?
Le choix du lieu est un élément essentiel pour organiser un séminaire d’entreprise réussi. Le choix de la localisation géographique est des plus cruciaux pour y parvenir. En effet, son éloignement et sa facilité d’accès peuvent être une source d’angoisse pour les participants s’ils sont mal évalués. Mais il ne s’agit pas des seuls paramètres à prendre en compte.
La localisation
En premier lieu, le site au sein duquel vous organiserez votre séminaire devra être facilement accessible par les différents moyens de transport (voiture, train, avion). La durée et le confort ressenti par les participants sera beaucoup influencé par les conditions de transport. Aussi, tenir compte du temps et du coût du déplacement pour les participants est un point à ne pas négliger.
Selon le type de séminaire, vous pouvez opter pour un lieu proche de votre entreprise, pour limiter les contraintes logistiques, ou pour un lieu plus éloigné, pour favoriser le dépaysement et la cohésion d’équipe. Il vous est aussi possible de prendre vous-même en charge le transport.
Choisissez un lieu assez vaste et aménagé selon les normes en vigueur
L’exiguïté est mortifère pour une bonne ambiance et une bonne implication des convives. Il est important d’accueillir tous les participants dans des conditions optimales de confort et de sécurité. Cela implique de vérifier que le lieu dispose de suffisamment d’espace, de salles de réunion, de chambres, de sanitaires, etc. N’oubliez pas non plus de vérifier que le lieu respecte les normes d’hygiène et de sécurité en vigueur, notamment en matière de prévention des risques incendie, d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite, etc.
